Ce règlement explique les conditions de participation aux événements Epicos (Utopia Gravel Fest, Octopus Gravel Sahara Gravel).
L’inscription implique l’acceptation et l’autorisation de la politique d’annulation et de modification de l’inscription et de l’événement.
La finalisation de l’inscription implique l’acceptation d’avoir été préalablement informé du parcours et des fiches techniques.
L’inscription implique l’acceptation du cadeau officiel et de tous les services.
Participer aux événements GRS implique l’acceptation de toutes les mesures environnementales et durables pour lutter contre l’urgence climatique.
La finalisation de l’inscription implique l’acceptation de la « Décharge de responsabilités et certificat d’aptitude » énoncée au point 14 du règlement.
La finalisation de l’inscription implique l’acceptation de la « Déclaration responsable de santé concernant le Covid-19 » énoncée au point 15 du règlement.
La finalisation de l’inscription implique l’acceptation complète de ce règlement.
1. INSCRIPTION
1.1 Si l’événement ne peut pas avoir lieu aux dates prévues en raison des restrictions imposées par la situation épidémiologique du Covid19 dans la zone, l’événement aura lieu une fois ces restrictions levées et toutes les inscriptions seront transférées à la nouvelle date.
1.2 Les frais d’inscription ne seront remboursés qu’en cas d’annulation définitive de l’événement pour des raisons de sécurité dues à la situation épidémiologique du Covid19. Dans ce cas, seuls les frais bancaires seront facturés.
1.3 Une fois le paiement formalisé, le montant ne sera remboursé qu’en cas d’annulation de l’événement pour des raisons de sécurité dues à la situation pandémique actuelle. Dans cette situation, seuls les frais bancaires seront facturés.
1.4 L’organisation se réserve le droit d’annuler l’événement jusqu’avant le départ si l’intégrité physique des participants est en danger en raison des conditions météorologiques ou d’une aggravation de la situation pandémique dans la zone.
1.5 L’organisation n’est pas responsable des frais supplémentaires liés à l’inscription tels que l’hébergement ou le voyage en cas d’annulation de l’événement.
1.6 Si la situation l’exige, l’organisation peut apporter les modifications suivantes : a) Modifier les parcours b) Activer des parcours alternatifs c) Modifier les heures de départ d) Modifier le protocole Covid-19 selon la situation épidémiologique.
1.7 En cas de blessure justifiée, un certificat médical peut être présenté et un changement de nom du participant peut être effectué. Un e-mail doit être envoyé (info@gravel-series.com).
1.8 Aucun changement de nom ou de distance ne sera effectué une semaine avant l’événement.
1.9 Les inscriptions seront fermées une fois la limite de participants ou la date limite annoncée dépassée.
1.10 En cas d’inscription de dernière minute (une semaine avant le début de l’événement), la taille du cadeau demandé n’est pas garantie.
1.11 L’organisation n’est pas responsable des relations contractuelles entre participants et services externes.
2. CONDITIONS DE PARTICIPATION
2.1 Tous les participants doivent être majeurs le jour de l’événement, sinon, il est obligatoire de présenter l’« autorisation de mineurs » que tu trouveras dans la section documents. Si le mineur a moins de 16 ans, il doit être accompagné tout au long de l’événement.
2.2 Les participants prennent part à l’événement volontairement et sous leur propre responsabilité. Pour cette raison, l’entité et la société organisatrice, la municipalité, les collaborateurs et travailleurs, les sponsors et les autres participants sont dégagés de toute responsabilité civile.
2.3 Les participants acceptent automatiquement en s’inscrivant la « décharge de responsabilité et certificat d’aptitude » et la « déclaration responsable de santé concernant le Covid-19 » qui informe des risques liés à la participation et exclut l’organisation de toute responsabilité en cas d’incident, d’accident ou de contagion découlant de la participation.
2.4 Le participant, en s’inscrivant, accepte tous les points de ce règlement. Le non-respect de l’un d’entre eux entraînera une expulsion automatique.
3. DÉROULEMENT
3.1 Le parcours est ouvert aux autres usagers, vélos, véhicules, tracteurs, etc. Les participants doivent suivre le code de la route en vigueur et rouler avec prudence en permanence.
3.2 En cas de panne ou de tout incident, sur la plaque nominative se trouvent les numéros de téléphone pour contacter l’organisation.
3.3 Une fois le temps maximum pour terminer le parcours dépassé, tous les services de l’événement seront désactivés.
4. ABANDONS
4.1 Les participants qui décident d’abandonner devront se retirer à l’un des points de contrôle ou zone de ravitaillement. Seule une blessure grave justifiera que le participant abandonne à un autre point du parcours.
4.2 L’organisation se réserve le droit de ramener les participants au point de départ une fois qu’ils ont terminé l’événement, pour assurer le développement optimal de l’événement.
4.3 Les participants qui décident d’abandonner l’événement devront le communiquer à l’organisation.
5. PARCOURS ET BALISAGE
5.1 Il est obligatoire de suivre en permanence le parcours marqué avec ton GPS.
5.2 Si pour une raison quelconque tu quittes le parcours à tout moment, il est obligatoire de le rejoindre au point exact où tu l’as quitté. info@gravel-series.com
6. ÉQUIPEMENT ET VÊTEMENTS
6.1 Il est de la responsabilité de chaque participant de porter le matériel approprié pour affronter l’événement.
6.2 Les participants ont le devoir de porter l’équipement correct selon les conditions techniques de l’événement et les conditions météorologiques.
6.3 L’organisation se réserve le droit d’empêcher le départ ou d’arrêter tout participant qui n’a pas l’équipement nécessaire.
6.4 L’organisation recommande que tous les participants, pendant le déroulement de l’événement, aient de la nourriture et des boissons. L’utilisation de crème solaire est également recommandée si les conditions d’exposition l’exigent.
6.5 L’organisation n’est pas responsable de tout objet perdu ou oublié pendant l’événement.
7. PROTECTION ENVIRONNEMENTALE
7.1 Les épreuves se déroulent dans des environnements naturels fragiles et sensibles. Il est de notre devoir de ne laisser aucune trace derrière nous.
7.2 Les événements se déroulent dans des environnements naturels uniques. Les participants doivent conserver et préserver l’environnement et respecter la réglementation en vigueur dans chaque zone.
7.3 Les participants doivent respecter la faune et la flore.
7.4 Les événements se déroulent dans des environnements naturels et agricoles, la priorité sera donnée à leurs agriculteurs.
7.5 Chaque participant doit agir de manière responsable et se comporter de manière exemplaire face à toute adversité.
7.6 Les participants ne peuvent pas sortir des limites des sentiers balisés.
7.7 Les participants doivent respecter les rangées, portails et tous types de clôtures liés à la sécurité du bétail ou des fermes privées.
7.8 Le fait qu’un participant jette des emballages de barres, gels énergétiques ou tout résidu, y compris les pelures de fruits, entraîne une expulsion immédiate.
7.9 Il est strictement obligatoire de recycler correctement dans toutes les zones de ravitaillement.
7.10 Toute action irrespectueuse envers l’environnement, la faune ou la flore entraînera une expulsion automatique à vie. Attention : tolérance zéro !
8. URGENCE CLIMATIQUE
8.1 Les participants doivent être conscients que le changement climatique dans lequel nous vivons rend les prévisions météorologiques difficiles et nous devons être conscients si l’organisation décide d’annuler l’événement à la dernière minute.
8.2 La lutte contre le réchauffement climatique est notre priorité, pour cette raison nous éviterons de donner ou d’offrir aux participants tout emballage, produit ou matériau dérivé de combustibles fossiles.
9. PÉNALITÉS ET DISQUALIFICATIONS
9.1 L’organisation peut disqualifier tous les participants qui ne respectent pas les règles pendant le déroulement de l’événement.
9.2 Les pénalités seront décidées par l’organisation. Le directeur de l’événement imposera la pénalité correspondante selon la gravité des faits.
9.3 L’organisation expulsera tout participant qui montre ou a un comportement violent contre un autre coureur, officiel ou public.
9.4 L’organisation expulsera tout participant qui ne passe pas par tous les points de contrôle et zones de ravitaillement.
9.5 L’organisation expulsera tout participant ayant une attitude irrespectueuse envers l’environnement, la faune ou la flore.
9.6 Le directeur de l’événement se réserve le droit d’évaluer chaque action individuellement et de modifier les paramètres énoncés ci-dessus.
10. PROTECTION DES DONNÉES
10.1 Conformément à la Loi Organique 15/1999 du 13 décembre, toutes les données des participants seront incluses dans un fichier privé appartenant aux organisateurs, dans le seul but de gérer l’événement.
11. DROITS À L’IMAGE
11.1 Tous les participants renoncent à leurs droits à l’image pendant l’événement.
11.2 L’organisation peut utiliser les images de l’événement pour des raisons d’intérêt personnel.
11.3 Le droit à sa propre image est un droit reconnu à l’Article 18.1 de la Constitution et réglementé par la Loi 5/1982 du 5 mai sur le droit à l’honneur, à la vie privée personnelle et familiale et à l’image de soi, ainsi que dans l’application de la Loi 15/1999 sur la Protection des Données Personnelles du 13 décembre 1999.
11.4 L’acceptation de ce règlement implique que le participant autorise Tailwind Media à prendre des photographies et filmer sa participation et donne son consentement pour la diffusion et l’exploitation commerciale et publicitaire de toutes les images prises pendant l’événement sans avoir le droit de recevoir une compensation financière. En aucun cas elles ne seront utilisées à des fins autres que celles indiquées.
12. DÉCHARGE DE RESPONSABILITÉS ET CERTIFICAT D’APTITUDE
12.1 Que j’ai lu et accepte le règlement dans son intégralité.
12.2 Que je suis sûr d’être physiquement et psychologiquement bien préparé pour l’événement car j’ai suivi les contrôles médicaux appropriés pour m’assurer que je suis en bonne santé et que je ne souffre d’aucune maladie, allergie, défaut physique, blessure ou condition cardiorespiratoire qui découragerait ma participation.
12.3 Que je suis pleinement conscient de la difficulté, du parcours, du profil et de la distance de l’événement car je l’ai préalablement consulté sur le site web.
12.4 Que je suis conscient que ce type d’événement implique un risque pour les participants. Pour cette raison j’y assiste volontairement et sous ma propre responsabilité, assumant tous les risques et conséquences découlant de cette même participation. Par conséquent, j’exonère l’organisation, les collaborateurs, sponsors et autres participants de toute responsabilité pour tout dommage physique ou matériel qui pourrait m’arriver ; par conséquent, je renonce à toute réclamation ou poursuite contre ceux annoncés.
12.5 Que j’ai des connaissances et compétences techniques suffisantes pour assurer ma propre sécurité, en tenant compte de l’environnement naturel et des conditions d’autonomie de l’événement.
12.6 Que j’ai l’équipement sportif et de sécurité requis pour l’événement. Je garantis que l’équipement est en bon état, que j’ai les connaissances pour l’utiliser correctement et que je le porterai avec moi tout au long de l’événement.
12.7 Que je m’engage à respecter les règles et protocoles de sécurité établis par l’organisation, ainsi qu’à maintenir un comportement responsable qui n’augmente pas les risques pour mon intégrité physique ou mentale. Je suivrai les instructions et respecterai les décisions prises par les responsables de l’organisation (juges, médecins et organisateurs).
12.8 Que j’autorise les services médicaux de l’événement à effectuer tout traitement ou action qu’ils jugent approprié à tout moment pendant l’événement. J’accepte d’abandonner l’événement et de permettre mon hospitalisation, s’ils le jugent nécessaire pour ma santé.
12.9 Que j’autorise l’organisation de l’événement à prendre et utiliser toute photographie, filmage ou enregistrement à faire, à condition qu’ils soient exclusivement liés à ma participation à cet événement, et de ne recevoir aucune contrepartie en retour.
12.10 Qu’avant ou pendant l’événement je ne consommerai pas de substances interdites, considérées comme dopage par les différentes fédérations. L’organisation peut faire passer un contrôle antidopage à tout participant.
12.11 Que je suis conscient que mon dossard est personnel et non transférable, par conséquent je ne le donnerai ni ne le vendrai à personne. Cela inclut l’hypothèse qu’ils ne puissent pas assister à l’événement.
12.12 Que j’accepte de suivre les directives générales de respect des autres et de l’environnement, comme énumérées ci-dessous : a) Circuler avec prudence et selon le code de la route, sur les pistes, sentiers et routes ouverts à la circulation. b) Circuler, petit à petit, en présence de personnes, d’animaux ou de véhicules. c) Ne pas causer d’altérations dans les processus naturels et le fonctionnement des écosystèmes. d) Ne pas détériorer les ressources biotiques, géologiques, culturelles ou environnementales en général. e) Éviter les zones écologiquement sensibles. f) Effectuer les besoins physiologiques dans des endroits optimaux, ou en tout cas, loin des points d’eau et loin des lieux de passage ou de rassemblement de personnes. g) Ne pas allumer de feux ou causer de risques d’incendie. h) Ne pas utiliser ou installer tout type de structure ou élément qui laisse une marque permanente sur l’environnement. i) Ne pas jeter ou abandonner d’objets ou de déchets solides ou liquides en dehors des endroits expressément désignés pour leur collecte. j) Ne pas quitter le parcours balisé. k) Fermer les portails ou fils pour le bétail, que je suis obligé d’ouvrir sur mon chemin.
13. DÉCLARATION RESPONSABLE DE SANTÉ CONCERNANT LE COVID-19
13.1 Que je ne présente pas de symptômes (fièvre, toux, détresse respiratoire, malaise, diarrhée, etc.) ou toute autre condition infectieuse.
13.2 Que je n’ai pas été en contact étroit avec une personne présentant des symptômes probables ou confirmés d’infection Covid-19 dans les 14 jours précédant la date de l’épreuve.
13.3 Que je connais le protocole de sécurité et d’hygiène adopté par l’organisation pour le bon déroulement de l’épreuve.
13.4 Que le respect du protocole d’action de sécurité et d’hygiène pour faire face au Covid-19 est un devoir de chaque participant et exclut l’organisation des responsabilités dans les contagions qui peuvent survenir.
13.5 Que je donne mon consentement pour que ces données soient traitées d’un point de vue médical et préventif dans le seul but de prendre les mesures nécessaires pour empêcher la propagation du virus.
