Il presente regolamento spiega le condizioni di partecipazione agli eventi Epicos (Utopia Gravel Fest, Octopus Gravel Sahara Gravel).
L’iscrizione implica l’accettazione e l’autorizzazione della politica di cancellazione e modifica dell’iscrizione e dell’evento.
Il completamento dell’iscrizione implica l’accettazione di essere stati precedentemente informati del percorso e delle schede tecniche.
L’iscrizione implica l’accettazione del regalo ufficiale e di tutti i servizi.
La partecipazione agli eventi GRS implica l’accettazione di tutte le misure ambientali e sostenibili per frenare l’emergenza climatica.
Il completamento dell’iscrizione implica l’accettazione della “Dichiarazione di scarico di responsabilità e certificato di idoneità” di cui al punto 14 del regolamento.
Il completamento dell’iscrizione implica l’accettazione della “Dichiarazione responsabile di salute relativa al Covid-19” di cui al punto 15 del regolamento.
Il completamento dell’iscrizione implica la piena accettazione del presente regolamento.
1. ISCRIZIONE
1.1 Se l’evento non può essere tenuto nelle date previste a causa delle restrizioni imposte dalla situazione epidemiologica del Covid-19 nell’area, l’evento si terrà una volta che tali restrizioni saranno revocate e tutte le iscrizioni saranno trasferite alla nuova data.
1.2 La quota di iscrizione sarà rimborsata solo nel caso in cui l’evento venga definitivamente annullato per motivi di sicurezza dovuti alla situazione epidemiologica del Covid-19. In questo caso verranno addebitate solo le spese bancarie.
1.3 Una volta formalizzato il pagamento, l’importo sarà rimborsato solo in caso di annullamento dell’evento per motivi di sicurezza dovuti all’attuale situazione pandemica. In questa situazione verranno addebitate solo le spese bancarie.
1.4 L’organizzazione si riserva il diritto di annullare l’evento fino a prima dell’inizio se l’integrità fisica dei partecipanti è in pericolo a causa delle condizioni meteorologiche o a causa di un peggioramento della situazione pandemica nell’area.
1.5 L’organizzazione non è responsabile per spese extra legate all’iscrizione come alloggio o viaggio in caso di annullamento dell’evento.
1.6 Se la situazione lo richiede, l’organizzazione può apportare le seguenti modifiche: a) Modificare i percorsi b) Attivare percorsi alternativi c) Modificare gli orari di partenza d) Modificare il protocollo Covid-19 in base alla situazione epidemiologica.
1.7 In caso di infortunio giustificato, è possibile presentare un certificato medico e richiedere un cambio del nome del partecipante. Deve essere inviata un’e-mail (info@gravel-series.com).
1.8 Nessun cambio di nome o distanza sarà effettuato una settimana prima dell’evento.
1.9 Le iscrizioni saranno chiuse una volta superato il limite di partecipanti o la scadenza annunciata.
1.10 In caso di iscrizione dell’ultimo minuto (una settimana prima dell’inizio dell’evento), la taglia del regalo richiesto non è garantita.
1.11 L’organizzazione non è responsabile per le relazioni contrattuali tra i partecipanti e i servizi esterni.
2. CONDIZIONI DI PARTECIPAZIONE
2.1 Tutti i partecipanti devono essere maggiorenni il giorno dell’evento, altrimenti è obbligatorio presentare l’“autorizzazione per i minori” che troverete nella sezione documenti. Nel caso in cui il minore abbia meno di 16 anni, dovrà essere accompagnato per tutta la durata dell’evento.
2.2 I partecipanti prendono parte all’evento volontariamente e sotto la propria responsabilità. Per questo motivo, l’ente e la società organizzatrice, il comune, i collaboratori e i lavoratori, gli sponsor e gli altri partecipanti sono esonerati da qualsiasi responsabilità civile.
2.3 I partecipanti, iscrivendosi, accettano automaticamente la “dichiarazione di scarico di responsabilità e certificato di idoneità” e la “dichiarazione responsabile di salute relativa al Covid-19” che informa dei rischi connessi alla partecipazione ed esonera l’organizzazione da responsabilità in caso di qualsiasi incidente, infortunio o contagio derivante dalla partecipazione.
2.4 Il partecipante, al momento dell’iscrizione, accetta tutti i punti del presente regolamento. Il mancato rispetto di uno qualsiasi di essi comporterà l’espulsione automatica.
3. SVOLGIMENTO
3.1 Il percorso è aperto ad altri utenti, biciclette, veicoli, trattori, ecc. I partecipanti devono seguire le attuali norme del codice della strada e pedalare con cautela in ogni momento.
3.2 In caso di guasto o qualsiasi incidente, sulla targhetta sono presenti i numeri di telefono per contattare l’organizzazione.
3.3 Una volta superato il tempo massimo per completare il percorso, tutti i servizi dell’evento saranno disattivati.
4. RITIRI
4.1 I partecipanti che decidono di abbandonare dovranno ritirarsi presso uno dei punti di controllo o zone di ristoro. Solo un grave infortunio giustificherà l’abbandono del partecipante in un altro punto del percorso.
4.2 L’organizzazione si riserva il diritto di riportare i partecipanti al punto di partenza una volta terminato l’evento, per garantire lo svolgimento ottimale dell’evento.
4.3 I partecipanti che decidono di abbandonare l’evento dovranno comunicarlo all’organizzazione.
5. TRACCIATO E SEGNALAZIONE
5.1 È obbligatorio seguire in ogni momento il percorso tracciato con il tuo GPS.
5.2 Se per qualsiasi motivo abbandoni il percorso in qualsiasi momento, è obbligatorio ricongiungerti nel punto esatto in cui lo hai lasciato. info@gravel-series.com
6. EQUIPAGGIAMENTO E ABBIGLIAMENTO
6.1 È responsabilità di ogni partecipante portare il materiale adeguato per affrontare l’evento.
6.2 I partecipanti hanno il dovere di indossare l’equipaggiamento corretto in base alle condizioni tecniche dell’evento e alle condizioni meteorologiche.
6.3 L’organizzazione si riserva il diritto di impedire la partenza o fermare qualsiasi partecipante che non abbia l’equipaggiamento necessario.
6.4 L’organizzazione raccomanda a tutti i partecipanti, durante lo svolgimento dell’evento, di avere cibo e bevande. Si raccomanda inoltre l’uso della protezione solare se le condizioni di esposizione lo richiedono.
6.5 L’organizzazione non è responsabile per qualsiasi oggetto smarrito o dimenticato durante l’evento.
7. PROTEZIONE AMBIENTALE
7.1 Le prove si svolgono in ambienti naturali fragili e sensibili. È nostro dovere non lasciare alcuna traccia dietro di noi.
7.2 Gli eventi si svolgono in ambienti naturali unici. I partecipanti devono conservare e preservare l’ambiente e rispettare le normative vigenti in ogni area.
7.3 I partecipanti devono rispettare la fauna e la flora.
7.4 Gli eventi si svolgono in ambienti naturali e agricoli, sarà data precedenza agli agricoltori locali.
7.5 Ogni partecipante deve agire in modo responsabile e comportarsi in modo esemplare di fronte a qualsiasi avversità.
7.6 I partecipanti non possono uscire dai limiti dei sentieri segnalati.
7.7 I partecipanti devono rispettare le recinzioni, i cancelli e tutti i tipi di barriere legate alla sicurezza del bestiame o delle proprietà private.
7.8 Lo smaltimento da parte di un partecipante di involucri di barrette, gel energetici o qualsiasi residuo, incluse le bucce di frutta, comporta l’espulsione immediata.
7.9 È strettamente obbligatorio riciclare correttamente in tutte le aree di ristoro.
7.10 Qualsiasi azione irrispettosa nei confronti dell’ambiente, della fauna o della flora comporterà l’espulsione automatica definitiva. Attenzione: tolleranza zero!
8. EMERGENZA CLIMATICA8.1 I partecipanti devono essere consapevoli che il cambiamento climatico in cui viviamo rende difficili le previsioni meteorologiche e dobbiamo essere consapevoli se l’organizzazione decide di annullare l’evento all’ultimo minuto.8.2 La lotta contro il riscaldamento globale è la nostra priorità, per questo motivo eviteremo di dare o regalare ai partecipanti qualsiasi imballaggio, prodotto o materiale derivato dai combustibili fossili.9. PENALITÀ E SQUALIFICHE9.1 L’organizzazione può squalificare tutti i partecipanti che non rispettano il regolamento durante lo svolgimento dell’evento.9.2 Le penalità saranno concordate dall’organizzazione. Il direttore dell’evento imporrà la penalità corrispondente in base alla gravità dei fatti.9.3 L’organizzazione espellerà qualsiasi partecipante che mostri o abbia un comportamento violento nei confronti di un altro corridore, ufficiale o pubblico.9.4 L’organizzazione espellerà qualsiasi partecipante che non passi attraverso tutti i punti di controllo e le zone di ristoro.9.5 L’organizzazione espellerà qualsiasi partecipante con un atteggiamento irrispettoso nei confronti dell’ambiente, della fauna o della flora.9.6 Il direttore dell’evento si riserva il diritto di valutare ogni azione individualmente e modificare i parametri sopra indicati.
8.1 I partecipanti devono essere consapevoli che il cambiamento climatico in cui viviamo rende difficili le previsioni meteorologiche e dobbiamo essere consapevoli se l’organizzazione decida di annullare l’evento all’ultimo minuto.
8.2 La lotta contro il riscaldamento globale è la nostra priorità, per questo motivo eviteremo di dare o regalare ai partecipanti qualsiasi imballaggio, prodotto o materiale derivato da combustibili fossili.
9. SANZIONI E SQUALIFICHE
9.1 L’organizzazione può squalificare tutti i partecipanti che non rispettano le regole durante lo svolgimento dell’evento.
9.2 Le sanzioni saranno concordate dall’organizzazione. Il direttore dell’evento imporrà la sanzione corrispondente in base alla gravità dei fatti.
9.3 L’organizzazione espellerà qualsiasi partecipante che mostri o abbia un comportamento violento nei confronti di un altro corridore, ufficiale o pubblico.
9.4 L’organizzazione espellerà qualsiasi partecipante che non passi attraverso tutti i checkpoint e le zone di rifornimento.
9.5 L’organizzazione espellerà qualsiasi partecipante con un atteggiamento irrispettoso nei confronti dell’ambiente, della fauna o della flora.
9.6 Il direttore dell’evento si riserva il diritto di valutare ogni azione individualmente e di modificare i parametri sopra indicati.
10. PROTEZIONE DEI DATI
10.1 In conformità con la Legge Organica 15/1999 del 13 dicembre, tutti i dati dei partecipanti saranno inclusi in un archivio privato di proprietà degli organizzatori, al solo scopo di gestire l’evento.
11. DIRITTI D’IMMAGINE
11.1 Tutti i partecipanti rinunciano ai loro diritti d’immagine durante l’evento.
11.2 L’organizzazione può utilizzare le immagini dell’evento per propri interessi.
11.3 Il diritto all’immagine è un diritto riconosciuto nell’articolo 18.1 della Costituzione e regolato dalla Legge 5/1982 del 5 maggio sul diritto all’onore, alla privacy personale e familiare e all’immagine, nonché nell’applicazione della Legge 15/1999 sulla Protezione dei Dati Personali del 13 dicembre 1999.
11.4 L’accettazione del presente regolamento implica che il partecipante autorizza Tailwind Media a scattare fotografie e realizzare riprese della propria partecipazione e dà il consenso per la diffusione e lo sfruttamento commerciale e pubblicitario di tutte le immagini scattate durante l’evento senza avere diritto a ricevere alcun compenso economico. In nessun caso saranno utilizzate per scopi diversi da quelli indicati.
12. SCARICO DI RESPONSABILITÀ E CERTIFICATO DI IDONEITÀ
12.1 Di aver letto e accettato integralmente il regolamento.
12.2 Di essere sicuro di essere fisicamente e psicologicamente ben preparato per l’evento perché ho seguito i controlli medici appropriati per assicurarmi di essere in buona salute e di non soffrire di alcuna malattia, allergia, difetto fisico, infortunio o condizione cardiorespiratoria che scoraggerebbe la mia partecipazione.
12.3 Di essere pienamente consapevole della difficoltà, del percorso, del profilo e della distanza dell’evento perché l’ho precedentemente consultato sul sito web.
12.4 Di essere consapevole che questo tipo di evento comporta un rischio per i partecipanti. Per questo motivo partecipo volontariamente e sotto la mia responsabilità, assumendomi tutti i rischi e le conseguenze derivanti dalla stessa partecipazione. Pertanto, esonero l’organizzazione, i collaboratori, gli sponsor e gli altri partecipanti da qualsiasi responsabilità per eventuali danni fisici o materiali che mi possano accadere; pertanto, rinuncio a qualsiasi reclamo o azione legale contro i suddetti.
12.5 Di avere conoscenze e capacità tecniche sufficienti per garantire la mia sicurezza, tenendo conto dell’ambiente naturale e delle condizioni di autonomia dell’evento.
12.6 Di avere l’equipaggiamento sportivo e di sicurezza richiesto per l’evento. Garantisco che l’equipaggiamento è in buone condizioni, che ho la conoscenza per usarlo correttamente e che lo porterò con me per tutta la durata dell’evento.
12.7 Di impegnarmi a rispettare le regole e i protocolli di sicurezza stabiliti dall’organizzazione, nonché a mantenere un comportamento responsabile che non aumenti i rischi per la mia integrità fisica o mentale. Seguirò le istruzioni e rispetterò le decisioni prese dai responsabili dell’organizzazione (giudici, medici e organizzatori).
12.8 Di autorizzare i servizi medici dell’evento a eseguire qualsiasi trattamento o azione che ritengano appropriata in qualsiasi momento durante l’evento. Accetto di abbandonare l’evento e di consentire la mia ospedalizzazione, se lo ritengono necessario per la mia salute.
12.9 Di autorizzare l’organizzazione dell’evento a scattare e utilizzare qualsiasi fotografia, ripresa o registrazione da realizzare, a condizione che siano esclusivamente correlate alla mia partecipazione a questo evento, e a non ricevere alcun compenso in cambio.
12.10 Che prima o durante l’evento non consumerò sostanze proibite, considerate doping dalle diverse federazioni. L’organizzazione può sottoporre a controllo antidoping qualsiasi partecipante.
12.11 Di essere consapevole che il mio pettorale è personale e non trasferibile, pertanto non lo darò né venderò a nessuno. Questo include l’ipotesi che non possano partecipare all’evento.
12.12 Di accettare di seguire le linee guida generali di rispetto per gli altri e per l’ambiente, come elencato di seguito: a) Transitare con prudenza e secondo le norme del codice della strada, su piste, sentieri e strade aperte al traffico. b) Transitare, lentamente, in presenza di persone, animali o veicoli. c) Non causare alterazioni nei processi naturali e nel funzionamento degli ecosistemi. d) Non deteriorare le risorse biotiche, geologiche, culturali o ambientali in generale. e) Evitare o allontanarsi da aree ambientalmente sensibili. f) Espletare i bisogni fisiologici in luoghi ottimali, o in ogni caso, lontano da punti d’acqua e lontano da luoghi di passaggio o di ritrovo di persone. g) Non accendere fuochi o causare pericoli di incendio. h) Non utilizzare o installare alcun tipo di struttura o elemento che lasci un segno permanente sull’ambiente. i) Non gettare o abbandonare oggetti o rifiuti solidi o liquidi al di fuori dei luoghi espressamente designati per la loro raccolta. j) Non abbandonare il percorso segnalato. k) Chiudere i cancelli o i fili per il bestiame, che sono costretto ad aprire lungo il mio percorso.
13. DICHIARAZIONE RESPONSABILE DI SALUTE RELATIVA AL COVID-19
13.1 Di non presentare sintomi (febbre, tosse, difficoltà respiratorie, malessere, diarrea, ecc.) o qualsiasi altra condizione infettiva.
13.2 Di non essere stato a stretto contatto con alcuna persona con sintomi probabili o confermati di infezione da Covid-19 nei 14 giorni precedenti la data della prova.
13.3 Di conoscere il protocollo di sicurezza e igiene adottato dall’organizzazione per il corretto svolgimento della prova.
13.4 Che il rispetto del protocollo d’azione di sicurezza e igiene per affrontare il Covid-19 è un dovere di ogni partecipante ed esonera l’organizzazione da responsabilità per i contagi che potrebbero verificarsi.
13.5 Di dare il consenso affinché questi dati siano trattati da un punto di vista medico e preventivo al solo scopo di adottare le misure necessarie per prevenire la diffusione del virus.
